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不動産登記で必要な書類は?買主と売主に分けて入手先も解説します!

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土地や家屋を購入したら「登記」を行ないます。

じつは家を買う(所有権を移転する)ような「権利に関する登記は義務では無い」のですが、登記しなければ権利を公に主張できないので、実務上登記しないことはありません。

通常このような権利に関する登記は「司法書士に依頼する」のですが、その際に私たちの方で登記に必要な書類を準備する必要があります。

基本的には登記申請を行なう司法書士の方が詳しく教えてくれるはずですが、主に登記に必要な書類にはどういったものがあるのでしょうか?

ここでは買主と売主に分けて、また書類の入手先についても解説していきます。

 

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不動産登記の必要書類(買主編)

不動産登記は、買主と売主で必要書類が違います。

準備する書類は元の不動産所有者である売主の方が多いので、先に簡単な買主から説明していきましょう。

 

住民票(個人の場合)

所有権移転登記で買主の所在確認のために必要とされる書類で、住民票は「市区町村役場」で取得できます。

最近はコンビニ交付も可能ですが「市区町村役場で発行されるものと異なる」ので、不動産登記での利用はお勧めしません。

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ちなみに所在確認は、次の印鑑証明書でも構いません。

 

実印と印鑑証明書

実印とは、市区町村役場で印鑑登録した公的な効力を持つ印鑑です。

不動産契約では実印を押印することがありますが、その実印が登録されたものであるか証明するものが印鑑証明書になります。

印鑑証明書は「発行から3ヶ月以内の原本」で、住宅ローンの融資で行なう抵当権設定登記で必要になります。

印鑑証明書も「市区町村役場」で取得できますが、交付するのに印鑑登録証(印鑑登録手帳など名称は異なる)が必要です。

 

代理人権限証明情報(委任状など)

代理権限証明情報とは、司法書士等が「登記申請の代理を受けたことを証明する書類(情報)」のことです。

通常は「委任状」になりますが、登記申請者が制限行為能力者(未成年者や成年後見人など)であれば「法定代理人の戸籍謄本」も代理人権限証明情報の一部に含まれます。

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委任状は登記申請を依頼する司法書士が作成してくれます。

 

法人の場合は「資格証明情報」が必要!?

その他、法人の場合は代表者の資格を証明する「資格証明情報」が必要です。

こちらは「法人の登記事項証明書等」が、資格証明情報にあたります。

代理権証明情報(資格証明情報)に何が必要かは、登記申請を依頼する司法書士に確認してください。

 

「登録免許税の軽減税率の特例」を受ける場合

登録免許税の減税措置を買主が受けるためには、市町村長の証明する「住宅用家屋証明書」を添付する必要があります。

取得先は「市区町村役場(その他、市税事務所など)」になりますが、

ポイント

  • 住宅用家屋証明申請書
  • 住民票
  • 売買契約書、譲渡証明書
  • 登記事項全部証明書等(登記内容の分かるもの)
  • 建築確認済証、検査完了済証
  • 認定通知書(長期優良住宅、低炭素住宅の場合)

など「新築・未使用(建築1年以内)・中古住宅で適用要件や必要書類が違う」ので事前に確認して下さい。

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抵当権設定登記で必要な書類

ここまでは「所有権移転登記」を基準に考えてきましたが、実際に家を買えば住宅ローンを利用する方が大半です。

その場合は抵当権を設定することになりますが、ここでも登記(抵当権設定登記)が必要となります。

抵当権設定登記で求められる主な書類は以下になります。

ポイント

  • 印鑑証明書(発行から3ヶ月以内のもの)
  • 登記原因証明情報(または抵当権設定契約証書)
  • 資格証明書(抵当権を設定する金融機関のもの)
  • 代理権限証明情報(委任状など)
  • 住宅用家屋証明書
  • 登記済証または登記識別情報通知
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登記済証や登記原因証明情報は、次の売主編で解説するぞ。

 

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不動産登記の必要書類(売主編)

ここからは不動産登記に必要な書類の売主編です。

買主と同様の書面となる

  • 実印と印鑑証明書
  • 代理人権限証明情報(委任状など)

については「売主も必要」ですが、解説が重複するので割愛します。

 

登記済証(権利証)・登記識別情報通知

登記済証(権利証)とは、登記名義人であることを公に証明する書面で平成17年まで発行されていたものです。

平成17年に不動産登記法が改正され「登記識別情報通知」に移行されていくのですが、完全に移行が完了したのは平成21年7月からとなります。

参照元法務省

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登記識別情報通知には「12桁の英数字からなる符号」が記載されています。

もし紛失している場合は「再発行されない」ため、従前の事前確認・本人確認制度(司法書士もしくは公証人による)が必要となります。

費用負担が一番大きいですが、司法書士に相談するのが最も安心です。

 

登記原因証明情報(売渡証書など)

登記原因証明情報とは、不動産登記を行なう原因を証明するための書面です。

不動産登記を行なう際は「原因(登記を行なう理由)」があるので、それを書面で登記官に説明することが不動産登記法で定められています。

具体的な書面としては「売渡証書」を司法書士が作成し、売主が署名押印して登記申請書に添付します。

また、売買では「売買契約書と領収書」でも登録原因証明情報になりますが、大切な書面なので原本還付請求をするようにしましょう。

 

固定資産評価証明書

不動産の登記申請を行なう際に「登録免許税」を納めます。

登録免許税は、固定資産課税台帳に登録されている価格(固定資産税評価額)を元に算出されますが、その価格の分かる書面として「固定資産評価証明書」があります。

固定資産評価証明書は、市区町村役場で取得できます。(東京23区では都税事務所)

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固定資産税の納税通知書と合わせて送られてくる「課税証明書」でも固定資産税評価額は確認することが出来ます。

 

登記住所と現住所が違う場合は?

登記に登録されている住所と印鑑証明書の住所(現住所)が違う場合「住所変更登記」が必要です。

実務上は所有権移転登記と同日で行ないますが「住所遍歴が確認出来る書面」として、住民票、戸籍の附票などを準備することになります。

住所移転が1回であれば、住民票に前住所が記載されています。

しかし、2回以上住所を移転していると住民票では確認出来ないので「戸籍の付票」が必要になります。

 

戸籍の付票とは?

戸籍の付票とは、本籍地の市区町村役場で「戸籍が作られてから現在に至るまでの住所の流れ」が記録されているものです。

ただし、本籍を変更している場合は「転籍してから現在までの記録」となるので、その場合は「転籍前の戸籍の除附票」を取得します。

 

婚姻や養子縁組で氏名が違う場合は?

婚姻や養子縁組などで登記に登録されている氏名と現在の氏名が異なる場合は「戸籍全部事項証明書」を取得します。

戸籍全部事項証明書(戸籍謄本)は、戸籍に記載されている氏名や続柄や婚姻事項などの身分事項が記載されています。

取得先は「本籍地のある市区町村役場」で、遠方になる方は郵送で取り寄せることも出来ます。

 

ちなみに「戸籍妙本」とは?

戸籍謄本と似たようなものに「戸籍妙本」があります。

戸籍謄本が「戸籍の全部を証明する」ものに対して、戸籍妙本は「個人の戸籍を証明する」ものです。

また、現在は「戸籍個人事項証明書」と呼ばれます。

 

登記簿上の所有者が死亡している場合は?

登記記録上の所有者が死亡して「相続人全員またはその一部が売主となっている場合」は、 相続登記の完了が売買における登記の前提ですので、遺言書、遺産分割協議書、相続放棄受理証明書などが必要となります。

その他にも「除籍謄本、住民票の除票、相続人全員の戸籍謄本、改正原戸籍、住民票、印鑑証明書など」の添付も必要になるかもしれません.

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相続の状況にもよるので、税理士や司法書士とよく相談してください。

 

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登記申請が完了したら「登記事項証明書」で最終確認!

また、登記申請が完了したら「登記事項証明書」で内容を確認します。

登記内容に不備があれば大変なので必ずチェックするようにしましょう。

登記の読み方については、こちらの記事で解説しています。

不動産登記簿の見方!基本構成と読む際の注意点を合わせて解説します

不動産の登記簿(登記事項証明書など)は、初めて見る人だと「意味が分からずに固まってしまう」くらいよく分かりません。 「表題部? 権利部? 甲区乙区? ここには何がどういう意味で記載されているの?」と、 ...

 

まとめ

今回は不動産登記に必要な書類についてお伝えしてきましたが、最期に入手先や入手のポイントをまとめておきましょう。

  • 「司法書士が準備する」…代理権限証明情報(委任状など)登記原因証明情報(売渡証書など)
  • 「市区町村役場で取得できる」…住民票・印鑑証明書・固定資産評価証明書など
  • 市区町村役場以外の書類は早めに準備しておく

基本的には登記申請を行なってくれる司法書士や仲介してくれる不動産業者の方でアドバイスしてくれますから心配は無用です。

ただ、何も知らないで任せっきりにするよりも少しでも知っておいた方が安心だよな。

 



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